DGB / Digitalisation / Libreville : OKHANDA dématérialise le suivi du courrier administratif

Depuis juillet 2026, la Direction Générale du Budget expérimente OKHANDA, une solution numérique développée par la Direction des Systèmes d’Information (DSI) pour moderniser le traitement du courrier administratif. L’application vise à faciliter l’assignation des courriers, leur suivi et la traçabilité de leur parcours au sein des services.

Conçue pour transposer le circuit administratif du courrier dans un environnement numérique, OKHANDA permet de reproduire les différentes étapes de traitement, de l’attribution initiale à la réassignation éventuelle du document. Un courrier peut ainsi être transmis d’un responsable à un autre, jusqu’à l’agent chargé de son traitement, tout en conservant les informations relatives à son parcours.

Cette organisation apporte une meilleure visibilité sur les courriers en circulation. Les responsables peuvent notamment identifier les destinataires d’un document, suivre son niveau de traitement et retrouver plus facilement les informations qui lui sont associées. L’enregistrement des métadonnées contribue, de son côté, à faciliter la recherche et la conservation des documents dans le temps.

Au-delà de la dématérialisation, l’enjeu est donc de renforcer la traçabilité et la fluidité du circuit administratif, en limitant les difficultés liées à la circulation physique des documents. La solution permet à la hiérarchie de disposer d’une vision plus précise du traitement des courriers au sein des services.

Progressivement déployée dans certaines Directions et Services de la DGB raccordés au réseau sécurisé de l’administration (RAG), OKHANDA a vocation à être étendue à l’ensemble des Services. Cette évolution s’inscrit dans la dynamique de transformation numérique engagée par la Direction Générale du Budget pour moderniser ses procédures internes et améliorer le suivi de l’activité administrative.